| إن صدور قرار مجلس الجامعة لا يعني أن إجراءات الابتعاث انتهت ، بل يعتبر انتهاء لمرحلة وبداية مرحلة أخرى يتم فيها تحديد موعد السفر وتأكيد حجز الطيران واستكمال البيانات الخاصة بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث والحصول على أمر الإركاب.
وفي هذه المرحلة يقوم المرشح للابتعاث باستكمال الآتي :
- تحديد موعد السفر
- تحديد خط السير
- تحديد المرافقين
- تعبئة النماذج والتعهدات
- الحصول على إخلاء الطرف
- تسليم كافة المستندات المطلوبة مع إحضار الأصول للمطابقة .
- الحصول على أمر الإركاب .
وينبغي أن يُعلم أن تحديد موعد السفر مهم جدا، حيث يترتب عليه إصدار القرار التنفيذي للابتعاث، وإذا صدر القرار فلا بد من السفر إلى مقر الدراسة قبل مرور ثلاثة أشهر من تاريخ صدوره أو التاريخ المحدد بالقرار، فإن لم يصل المبتعث إلى مقر الدراسة خلال الثلاثة الأشهر يعتبر القرار لاغيا .
وقد نصت المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على : " يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار " .
ولذلك فإن إدارة البعثات لا تقوم بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث إلا قريبا من موعد السفر الذي يحدده المبتعث بناء على تاريخ بدء الدراسة الموضح في خطاب القبول الحاصل عليه من المؤسسة التعليمية بالخارج ، حيث يقوم الموظف المختص بالإدارة باستلام كافة المستندات واستكمال كافة الإجراءات المتعلقة بإصدار القرار وفتح الملف بإدارة البعثات وتسليم المبتعث أمر الإركاب حتى لا يفوت عليه حجز الطيران، وقبل موعد السفر بأسبوع يتم إصدار القرار التنفيذي للابتعاث وتزويد الجهة المختصة بصورة منه بما في ذلك الملحقية الثقافية في بلد الابتعاث.
وينبغي على المبتعث أن يتأكد قبل السفر من أن حالته الوظيفية تحولت من "على رأس العمل" إلى " مبتعث" لكي يتمكن من التعامل مع نظام الابتعاث الإلكتروني . ويتم التأكد من ذلك بالدخول على نظم الإدارة الإلكترونية .
وبهذا تنتهي مرحلة ما قبل الابتعاث .
|