نظام إدارة المخاطر في الإدارة العامة لشؤون المكتبات يهدف إلى التقليل من التهديدات، وتحسين الكفاءة التشغيلية لضمان استمرارية الخدمات وتوفير المصادر للمستفيدين ويتطلب هذا النظام التخطيط المسبق، والتنفيذ الفعّال، والتحديث المستمر لضمان بيئة آمنة وفعالة، حيث يحدد المخاطر المحتملة ويضع استراتيجيات وقائية واستجابة فعالة.

ولتطبيق ذلك تم تحديد المخاطر المحتملة والحلول للحد من تأثيرها على جودة وتطور الخدمات والمصادر المقدمة للمستفيدين في المكتبة من خلال عمل الاتي:

إجراء التعرف على المخاطر
* الهدف
الهدف من هذا الإجراء هو تحقيق ما يلي:

- تحديد المخاطر التي تحول دون تحقيق أهداف المكتبة.

- إدارة هذه المخاطر بحيث يمكن الحد من تأثيراتها السلبية على المخرجات.

* الخطر
احتمالية حدوث أي تهديد بشكل مباشر أو غير مباشر يحول دون تحقيق أهداف المكتبة.
 
إجراء تحديد المخاطر الرئيسة المحتملة في المكتبة
1. خطر المطابقة (Compliance Risk).
يحدث عندما لا تلتزم المكتبة بالقوانين واللوائح المحلية أو الجامعية.
* الحل

- تلتزم المكتبة بمراجعة القوانين واللوائح وتعمل على نشرها اضافة الى عملها المستمر من خلال قسم الإجراءات الفنية وفريق الدعم التقني والمنصات والموقع الالكتروني للمكتبة على المحافظة على تطبيق حقوق النشر من خلال عدة إجراءات تتبعها

- تحديد عدد معين من الصفحات للطباعة والتصوير.

- الموافقة على النشر من خلال تقويض الرسائل العلمية من قبل الباحثون واتاحتها في منصة الرسائل العلمية الخاصة بالمكتبة.

- المراجعة والتقييم المستمر لمجموعات المكتبة.

- تدريب الموظفين على الالتزام بذلك.

- استخدام أنظمة إدارة الحقوق الرقمية.

2. الخطر الخارجي (External Risk)
يتعلق بالعوامل الخارجية التي قد تؤثر على أداء المكتبة.
أمثلة: الكوارث الطبيعية (مثل الفيضانات أو الحرائق)، التهديدات الإلكترونية.
* الحل

- يتوفر لدى المكتبة خطط طوارئ، ضد الكوارث.

- تعزيز الأمن السيبراني من خلال التعاون مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات بالجامعة.

3. الخطر المالي (Financial Risk)
يشمل المخاطر المرتبطة بتمويل المكتبة وإدارتها المالية.
* الحل

- تعمل المكتبة على تنويع مصادر التمويل والبحث عن شراكات وتحسين إدارة الميزانية، من خلال عدد من المهام في الخطة التشغيلية وعدد من المبادرات في الخطة الاستراتيجية للمكتبة.

4. خطر التخطيط (Planning Risk)
يتعلق بعدم القدرة على وضع خطط استراتيجية فعالة للمكتبة.
* الحل

- وضعت المكتبة خطة استراتيجية واضحة.

- إعداد الخطة التشغيلية السنوية.

5. الخطر التشغيل (Operational Risk)
يشمل المخاطر التي تؤثر على العمليات اليومية داخل المكتبة، مثل تعطل نظام الفهرسة والاعارة، المنصات، نقص عدد الموظفين.
* الحل

- تحديث الأنظمة بانتظام.

- تدريب الموظفين.

- تبني حلول رقمية من خلال عدد من الممارسات والمبادرات التي تدعم ذلك.

6. خطر الشركاء الاستراتيجيين (Strategic Partners Risk)
يرتبط بالمخاطر الناتجة عن التعامل مع شركاء خارجيين.
يشمل توقف الموردين عن تزويد المكتبة بالكتب والمصادر الرقمية، ضعف التعاون مع الجامعات الأخرى.
* الحل

- عقد شراكات مع الموردين بعقود تناسب المكتبة ووضعها الراهن والمتابعة المستمرة.

- عمل اتفاقات جديدة وتفعيل الشراكات الحالية مع المكتبات الجامعية الأخرى.

تعتبر الدوريات شريان هاما من شرايين المعلومات وخاصة المكتبات الجامعية التي تولي اهتماما خاصا للدوريات العلمية في مختلف مجالات المعرفة، والدورية عبارة عن مطبوع يصدر في أعداد متتالية وفي فترات زمنية منتظمة غالبا (أسبوعيا شهرياً فصلياً – سنوياً) ولها عنوان واحد يضم جميع أعدادها ويحررها مجموعة من الكتاب، وللدوريات أهمية كبيرة للمكتبات الجامعية بصورة خاصة حيث تشكل العمود الفقري بالنسبة لمجموعات المكتبة.
 
تستخدم الدوريات لأغراض البحث من قبل المستفيدين من داخل الجامعة ومن خارجها، يشتمل قسم الدوريات على:

- دوريات علمية عربية.

- دوريات علمية أجنبية: وقد تم وقف الاشتراكات في هذه الدوريات والاتجاه نحو الدوريات الالكترونية العالمية المشتركة بها الإدارة العامة لشؤون المكتبات التي توفر النص الكامل للبحوث.

- كشافات الدوريات العربية.

- المجلات الثقافية العامة.

 
وتتم الخدمة في القسم كالآتي:

- إرشاد وتوجيه المستفيدين في كيفية استخدام أعداد الدوريات.

- يسمح بالإطلاع الداخلي للدوريات داخل القاعة فقط.

- لا يسمح باستعارة الدوريات استعارة خارجية.

- إتاحة استخدام المستفيدين للقوائم الببليوجرافية المطبوعة لأعداد الدوريات المتوفرة بالمكتبة والمرتبة وفق تصنيف ديوي العشري والتي تعرض على دولاب مخصص لعرضها من أجل تيسير إمكانيات البحث السريع عن الدورية المطلوبة.

- إتاحة استخدام المستفيدين للقوائم الببليوجرافية لأعداد الدوريات الكترونياً من خلال طرفيات حاسب مخصصة لعرضها داخل قاعة الدوريات.

 
تقديم خدمات معلوماتية للمستفيدين كالاتي:

- توجيه المستفيدين للوصول إلى المقالات المطلوبة بالبحث في الفهرس الآلي بعنوان المجلة ومعرفة رقم التصنيف والأعداد المتوفرة من المجلة.

- مساعدة المستفيدين للوصول للمقالات المطلوبة باستخدام كشافات الدوريات.

- استخراج مقالات الدوريات للمستفيدين الحاصلين على مستخلصات لمقالات علمية من قواعد البيانات.

 
تقديم خدمة الإحاطة الجارية للدوريات الحديثة للمستفيدين بصفة دورية، وذلك من خلال:

- إتاحة الأعداد الجديدة من الدوريات على دواليب خاصة بالإحاطة الجارية في واجهة القاعة.

- عرض الأعداد الجديدة من الدوريات على شاشة البلازما الموجودة في مدخل قاعة الدوريات.

- تقديم خدمة البث الانتقائي وتزويد أعضاء هيئة التدريس والأقسام العلمية بالكليات بصفة دورية بأعداد الدوريات التي تدخل ضمن نطاق اهتماماتهم وهذه الخدمة مصممة وفق احتياجات كل قسم علمي حسب المجالات الموضوعية لكل قسم.

- إتاحة كشافات الدوريات العربية على أرفف مخصصة لها، مع الإشارة إلى خطوات البحث فيه.

- إتاحة المجلات الثقافية العامة للقراءات الخفيفة في ركن مخصص لها.

- تقديم جولات إرشادية للمستفيدين، لتعريفهم بالدوريات المتاحة في القسم وطريقة البحث فيها وعمل كشافات خاصة بها.

يسر جامعة الملك عبد العزيز ممثلة في الإدارة العامة لشؤون المكتبات أن تقدم هذه اللائحة لرواد المكتبة المركزية و فروعها بهدف التعرف على نظم وقواعد خدمات التصوير وما يرتبط بها، والإدارة إذ تعرف القارىء الكريم بهذه القواعد و تلك النظم لتأمل أن تكون قد وفقت في إعطاء المستفيد صورة متكاملة عن أسس وقواعد ما تقدمة من خدمات معلوماتيه لكل مستفيد من هذا المنهل العظيم:
 
المواد المسموح بتصويرها :
جميع المواد التي تحمل ختم جامعة الملك عبد العزيز.
 
المواد غير المسموح بتصويرها :

- المستندات و المطبوعات و الأوراق الشخصية والخاصة.

- المحاضرات والمذكرات المكتوبة باليد أو الآلة الكاتبة.

- المخطوطات الأصلية أو المطبوعة او تلك التي لم يأخذ تصريح لها من قسم المخطوطات بناء على قواعد تصوير المخطوطات.

- رسائل الماجستير و الدكتوراة بجامعة الملك عبد العزيز الغير منشورة إلا بإذن من مؤلفيها.

- مايزيد عن 25 صفحة من صفحات الكتاب الواحد في المره الواحدة.

- أية مواد أخرى ترى الإدارة العامة لشؤون المكتبات عدم تصويرها.

 
الأشخاص المصرح لهم بالتصوير:

- منسوبو الجامعة وطلابها.

- الباحثون والهيئات من خارج الجامعة.

 
قواعد تصوير المخطوطات:

- تملأ الاستمارة الخاصة بطلب تصوير المخطوطات لدراستها من قبل قسم المخطوطات.

- بالنسبة لطالب الدراسات العليا بجامعة الملك عبد العزيز فعليه احضار خطاب رسمي من المشرف على الرسالة ومعتمدة من الكلية التابع لها محددا حاجته للمخطوطة والغرض من تصويرها.

- بالنسبة للباحث الذي ينتمي الى مؤسسات او هيئات علمية سواء داخل المملكة او خارجها فعليه التقدم بطلب تصوير المخطوطة للجهة التابع لها والتي تقوم بدورها بإرسال خطاب رسمي مبينا فيه حاجة الباحث للمخطوطة والغرض من تصويرها ويستثنى من ذلك اعضاء هيئة التدريس بجامعة الملك عبد العزيز.

- بالنسبة للفئات الاخرى فانه ينبغي على الباحث اثبات هويته وخبراته العلمية وتحديد حاجته للمخطوطة والغرض من تصويرها، ويعرض الامر على مدير عام الإدارة العامة لشؤون المكتبات لاتخاذ اللازم.

توفر المكتبة المجموعات الخاصة من خلال قسم خاص بها يعين المستفيدين على الحصول على مصادر المعلومات النادرة والمجموعات ذات الطبيعة الخاصة كالرسائل العلمية (الماجستير ،الدكتوراه ) والمطبوعات الحكومية والخرائط والمخطوطات، كما يعينهم على تحديد مكان وجودها داخل المكتبة بإلاضافة إلى إرشاد وتوجيه المستفيدين إلى كيفية استخدام المجموعات الخاصة وطرق الحصول على المعلومات منها و تقديم برنامج تدريبي لطلاب الجامعة بهدف تعريفهم بالمجموعات الخاصة و كيفية تنظيمها على الأرفف، ويرمز لكافة مصادر المعلومات التي تقع ضمن المجموعات الخاصة بحروف معينة والتي تظهر على لاصقة المصدر أعلى رقم الطلب ويمكن البحثعن المجموعات الخاصة عن طريق الفهرس الآلي، تشتمل المجموعات الخاصة على مصادر المعلومات الاتية:

الرسائل العلمية:

ويقصد بها الرسائل الجامعية -رسائل الماجستير والدكتوراه سواء مطبوعة أو الكترونية -التي أجيزت من جامعة الملك عبد العزيز بالإضافة إلى الرسائل التي تأتي عن طريق الإهداء. ويرمز للرسائل العربية بالحرف (ر) متبوعاً بالحرف الأول من اسم الجامعة المجيزة للرسالة، أما الرسائل الأجنبية فيرمز لها بالحرف (D) متبوعاً بالحرف الأول من اسم الجامعة المجيزة للرسالة، وترتب الرسائل بالقسم وفق قائمة ببليوجرافية حسب أرقام التصنيف

المطبوعات الرسمية:

ويقصد بالمطبوع الرسمي الوثائق والمطبوعات الرسمية التي تصدر عن الهيئات والوزارات والمؤسسات والشركات والبنوك المحلية والخليجية والعربية والدولية، كما تضم كذلك تقارير الأبحاث والتقارير الإحصائية وخطط التنمية والأدلة والأنظمة والهياكل التنظيمية. ويرمز للمطبوعات الرسمية العربية منها بالحرف (س)، أما المطبوعات الرسمية الأجنبية فيرمز لها بـ (OD).

المخطوطات :

تمثل المخطوطات دورا هاما وحيويا في احياء وتوثيق التراث العربي الاسلامي وتفتح افاقا جديدة للبحث والتحقيق العلمي فضلا عن اهميتها التاريخية والفنية وما تتضمنه من صور والوان وزخارف لتبقى شاهدا على عراقة وتقدم الحضارة العربية الاسلامية في مختلف فروع المعرفة البشرية , والمخطوط هو ماكتب بخط اليد على ورق او جلد, ويحتوي القسم على (3215) مخطوطة ورقية منها 2407 مخطوطة اصلية والباقي صور منسوخة على ورق وجميع تلك المخطوطات مفهرسة على النظام الالي للإدارة بالإضافة الى فهارس المخطوطات الورقية المطبوعة والمتوفرة بالقسم.

المكتبات الخاصة:

المكتبات الشخصية التي اهديت للإدارة العامة لشؤون المكتبات بجامعة الملك عبد العزيز من قبل مجموعة من الرواد بمملكتنا الحبيبة امثال الشيخ محمد نصيف وسمو الامير عبد الله الفيصل ومحمد علي السنوسي وحسن البهكلي واخرون وتكريما وعرفانا من الجامعة للرواد الافاضل فقد تم تخصيص اجنحة خاصة لتلك المكتبات واتاحتها للاطلاع لكي يستفيد جميع الباحثين بما تحتويه هذه المكتبات من كتب نفيسة ونادرة.

الكتب النادرة:

هي مجموعة من الكتب النادرة التي مضى على طباعتها أكثر من مائة وخمسين عاما ووضعت على الأرفف مصنفة حسب العلوم. وقد وصل اجمالي الكتب النادرة الى (500) مجلد باللغة العربية والانجليزية.

الخرائط ومخططات المدن:

تشتمل على صور وأشكال وخرائط توضيحية جغرافية وجيولوجية وزراعية ومدن وطرق ومناخ لبلدان العالم العربي والإسلامي بالإضافة إلى مخططات المدن العمرانية والسكانية لجميع مدن المملكة.

 
سياسة استخدام المجموعات الخاصة

- يجب استخدام المصادر داخل القاعة للإطلاع الداخلي فقط.

- لا يمكن استعارة أي مصدر استعارة خارجية من قاعة المجموعات الخاصة.

- يسمح بتصوير المطبوعات الرسمية.

- يسمح بتصوير (25) صفحة فقط من الرسائل الجامعية من خلال تعبئة النموذج الخاص بذلك بعد ترك وثيقة رسمية كالبطاقة الجامعية.

- يسمح بالإطلاع الكترونياً على الرسائل الجامعية المتاحة على أقراص CD-ROM من خلال جهاز حاسب آلي مخصص لها داخل قاعة المجموعات الخاصة.

 
سياسة استخدام المخطوطات

- تملأ الاستمارة الخاصة بطلب تصوير المخطوطات لدراستها من قبل قسم المخطوطات.

- بالنسبة لطالب الدراسات العليا بجامعة الملك عبد العزيز فعليه احضار خطاب رسمي من المشرف على الرسالة ومعتمدة من الكلية التابع لها محددا حاجته للمخطوطة والغرض من تصويرها.

- بالنسبة للباحث الذي ينتمي الى مؤسسات او هيئات علمية سواء داخل المملكة او خارجها، فعليه التقدم بطلب تصوير المخطوطة للجهة التابع لها والتي تقوم بدورها بإرسال خطاب رسمي مبينا فيه حاجة الباحث للمخطوطة والغرض من تصويرها ويستثنى من ذلك اعضاء هيئة التدريس بجامعة الملك عبد العزيز.

- بالنسبة للفئات الاخرى فانه ينبغي على الباحث اثبات هويته وخبراته العلمية وتحديد حاجته للمخطوطة والغرض من تصويرها، ويعرض الامر على عميد شؤون المكتبات لاتخاذ اللازم.

- يشترط على الهيئات العلمية التي لديها مخطوطات التبادل بالمثل على ان يقوم قسم المخطوطات باختيار النسخ البديلة، وإذا كان ليس لديها مخطوطات بعرض الموضوع على عميد شؤون المكتبات. يشترط دفع رسوم التصوير المقررة باستثناء المخطوطات التي يحضرها الافراد للتصوير ويرغب قسم المخطوطات الحصول على نسخة منها وذلك لعدم توفر نسخة طبق الاصل.

يسر جامعة الملك عبد العزيز ممثلة في الإدارة العامة لشؤون المكتبات أن تقدم هذه اللائحة لرواد المكتبة المركزية و فروعها بهدف التعرف على نظم وقواعد خدمات التصوير وما يرتبط بها، والإدارة إذ تعرف القارىء الكريم بهذه القواعد و تلك النظم لتأمل أن تكون قد وفقت في إعطاء المستفيد صورة متكاملة عن أسس وقواعد ما تقدمة من خدمات معلوماتيه لكل مستفيد من هذا المنهل العظيم:
 
سياسة حجز قاعة

- عبارة عن تخصيص بعض القاعات في المكتبة للدراسة والبحث وإقامة الانشطة والفعاليات والدورات والمحاضرات والاجتماعات.

- تتاح الخدمة لمنسوبي الجامعة من أعضاء هيئة التدريس واداريين وفنيين .

- الحجز المسبق بتعبئة النموذج الالكتروني المعد لذلك و تحديد الوقت والغرض من حجز القاعة.

- يتوفر بالقاعة نظام مؤتمرات الفيديو (Video Conference)، جهاز ( العرض) Data Show

- تقع على المستفيد مسؤولية المحافظة على محتويات القاعة.

- في حالة وجود أي أضرار ناتجة عن سوء الاستخدام، يتحمل المستفيد تكلفة الإصلاح ، ويفقد حقه في حجز القاعة مرة أخرى.

 
سياسة خدمة حجز غرفة دراسية فردية

- تتاح الخدمة لأعضاء هيئة التدريس وطلبة الدراسات العليا.

- الحجز المسبق بتعبئة النموذج الالكتروني المعد لذلك.

- تحجز لمدة فصل دراسي، مع امكانية التجديد.

- يتوفر بالغرف اجهزة حاسب الي متصلة بشبكة الانترنت.

- على المستفيد مسؤولية المحافظة على محتويات الغرفة.

- عدم ترك الكتب الغير معارة داخل الغرفة الدراسية.

- تسليم مفتاح الغرفة إلى الموظف المسئول بعد الانتهاء منها.

- في حالة وجود أي أضرار ناتجة عن سوء الاستخدام، تحسب التكلفة على المستفيد، ويفقد حقه في حجز الغرفة مرة أخرى، والمكتبة غير مسئولة عن أي أغراض شخصية داخل الغرفة الدراسية.

 
سياسة حجز كتاب

- عبارة عن عملية حجز الكتب عن طريق فهرس المكتبة بعد تعبئة نموذج الحجز المعد لذلك، وفي حالة توفر الكتاب يتم تبليغ المستفيد عبر البريد الالكتروني بوقت ومكان استلام الكتاب بقسم الإعارة.

- خدمة حجز الكتاب متاحة لجميع منسوبي الجامعة أعضاء هيئة التدريس، طلبة الدراسات العليا، طلبة البكالوريوس.

- على المستفيدين مراجعة قسم الإعارة خلال (72) ساعة والا سوف تلغى عملية الحجز الالكتروني.

- تتيح المكتبة حجز الكتب والمراجع ويسمح بإعارتها داخل المكتبة فقط أو تصويرها حيث توضع هذه المواد على رف الكتب المحجوزة لمدة (72)ساعة في قاعات الاطلاع .

الخدمة المرجعية

هي توفير مصادر المعلومات المرجعية والمساعدة في توجيه مستفيدين المكتبة و اللإجابة على استفساراتهم للحصول على المعلومات بأسرع وقت وأقل جهد، ووضع الحلول المناسبة للمشكلات التي تواجه المستفيدين في أي موضوع. ويرمز لكافة المصادر المرجعية العربية بحرف (م)، كما يرمز لكافة المصادر المرجعية الأجنبية بحرف (R) والذي يظهر أعلى رقم الطلب الخاص بالمرجع، ويمكن أيضاً التعرف على هذه المواد عن طريق الفهرس الآلي، وتتم هذه الخدمة كالآتي:

- إتاحة المصادر المرجعية للمستفيدين من المكتبة داخل قاعة المراجع.

- لا يسمح بإخراج المصادر المرجعية من القسم إلا بعد أخذ تصريح من مسؤول المراجع.

- توفير مصادر مرجعية الكترونية وإتاحتها للمستفيدين عبر طرفيات داخل قسم المراجع.

- الإجابة على استفسارات المستفيدين.

- تقديم برنامج لتدريب الطلاب على استخدام الأدوات والمصادر المرجعية ( القواميس- الموسوعات- الببليوجرافيات ...الخ )، و تدريبهم على سبل الحصول على المعلومات منها.

- إعداد قوائم ببليوجرافية موضوعية و تجهيزها وإتاحتها للمستفيدين.

- تقديم خدمة الإمداد بالوثائق من خلال تقنية المسح الضوئي ( Scanning) حيث يقوم مسؤول المراجع بمساعدة الرواد في استخدام الماسح الضوئي ( Scanner ) لنقل ما يحتاجون من صور من الشكل المطبوع إلى الشكل الالكتروني وفق قوانين الملكية الفكرية.

- تقديم خدمة تصوير المصادر المرجعية للمستفيدين باستخدام آلات التصوير المتوفرة في المكتبة بعد أخذ تصريح التصوير من مسؤول المراجع وإحضار البطاقة الجامعية.

- تقديم خدمات المعلومات المرجعية من خلال تعبئة استمارة طلب خدمة معلومات مرجعية أو الرد على استفسارات المستفيدين بالهاتف أو بالفاكس أو عبر البريد الإلكتروني و بالحضور شخصياً.

- يسمح بحجز الكتب المرجعية لأعضاء هيئة التدريس في الأرفف المخصصة للحجز لمدة معينه حسب احتياجاتهن المعلوماتية.

- يسمح بإعارة المراجع لأعضاء هيئة التدريس وطلاب الدراسات العليا وفق الإجراءات الآتية:

1. تعبئة استمارة إعارة المراجع.

2. أخذ صورة من بطاقة المستفيد الشخصية.

3. عمل تصريح إعارة للمستفيد.

4. إعارة المرجع من يوم الخميس في نهاية الدوام إلى بداية دوام يوم الأحد .

5. لا يسمح بتأخير إرجاع المرجع وفي حالة التأخير يتم تنبيه المستفيدة وحرمانها من استعارة المرجع.

سياسة استخدام الأنترنت

- تعبئة النموذج المخصص لاستخدام الانترنت من قبل المستفيد.

- إرشاد المستفيدين إلى تعليمات وأنظمة استخدام الانترنت.

- يسمح بتخزين المعلومات والملفات التي يحصل عليها المستفيد عبر الانترنت.

- لا تكفل المكتبة دقة المعلومات التي يتم الحصول عليها عن طريق الإنترنت، لأن ذلك يقع على عاتق مصدر ومنتج هذه المعلومات.

لا يسمح باستعمال شبكة الإنترنت لأي من الأغراض التالية:

- لأي أهداف يمكن أن تتنافى مع سياسات المكتبة والجامعة أو تتعارض مع القوانين المحلية أو العالمية.

- الاستخدام الذي يمكن أن يتسبب في أي تهديد أو إزعاج أو مضايقة لأي شخص أو جهة أو يكون فيه إهانة أو نشر المعلومات الشخصية أو الخاصة عن الآخرين بدون تصريح.

- لأي إخلال بأي من حقوق النشر أو التأليف أو حقوق الملكية الفكرية لأية معلومات أو مصادر استخدام أو استغلال الخدمة بطريقة تعرض الشبكة الداخلية للخطر بفتح ثغرات أمنية في الشبكة.

- استخدام الانترنت في الأغراض التي تناقض أو تتعارض مع أي لوائح تنظيمية أو سياسات تضعها الدولة من وقت إلى أخر.

- إتلاف أو إعطاب التجهيزات والبرامج أو البيانات التي تخص المكتبة.

- استعراض النصوص أو المشاهد التي تعتبر مخلة بالآداب العامة.

- استعمال مصادر أنظمة المكتبـة لتمثيل نفسك أو المكتبة بطريقة خاطئة أو بهدف تحقيق ربح شخصي أو أرباح تجارية.

 
سياسة استخدام المكتبة الإلكترونية

- إرشاد المستفيدين إلى تعليمات وأنظمة استخدام الأقراص المدمجة CD-ROM.

- تعبئة نموذج استخدام المكتبة الالكترونية.

- يسمح بالاطلاع الكترونياً على جميع الأقراص المدمجة CD-ROM من خلال جهاز حاسب آلي مخصص لها داخل قاعة الخدمات الالكترونية.

- لا يسمح بإعارة الأقراص المدمجة.CD-ROM

الإهداء هو قبول أوعية المعلومات المهداة يتم بما يحقق الفائدة للمستفيدين حيث يعد مصدر الإهداء من مصادر التزويد التي تشكل رافدا اساسيا من روافد التزويد بالمقتنيات القيمة والمتعددة والمتنوعة التي تزود بها المكتبة، حيث يتم قبول الأوعية المهداة من جهات متنوعة مثل (المؤلفون-اعضاء هيئة التدريس – طلاب– زائرين معاهد – كليات ....)، كما تتبع المكتبة سياسة خاصة للاستبعاد وفقًا للإجراءات المتبعة لقسم الإجراءات الفنية تبعًا للحالات الآتية: (تالفة -تقادم المحتوي -نسخ متكررة -عدد مرات الاستخدام).
 
شروط قبول الإهداء

- فحص الأوعية المهداة قبل استلامها لمعرفة مدى وملاءمتها من حيث جودتها (غير متهالكة) من حيث محتواها وحداثتها وملائمتها للعملية التعليمية و البحثية.

- عدم تعارض ما يُهدى للمكتبة مع أنظمة المكتبة وقوانينها.

- إضافة المواد المهداة وفهرستها على النظام الآلي بحيث تصبح من مجموعات المكتبة الرئيسية.

- يحق للمكتبة وضع ختم باسم الجهة المهدية إذا كان عدد المجموعات المهداة أكثر من 100 عنوان، أما إذا كان عدد المواد المهداة أقل من 100 عنوان يكون للجهة المهدية حرية التصرف في ختمها أو لا.

- يتم وضع الحروف الأولى من اسم الجهة المهدية أو لقب الشخص إن وجد عند رقم التصنيف في النظام الآلي المستخدم من قبل المكتبة إذا تجاوزت المجموعة المهداة 100 عنوان.

- تعامل المواد المهداة معاملة بقية مجموعات المكتبة من حيث خطة التصنيف وأماكن تواجدها على أرفف المكتبة.

- توقع جهة الإهداء على نموذج إقرار ينص على أنه يحق للمكتبة إهداء هذه المواد لجهات أخرى وتصبح من ممتلكاتها التي يحق لها التصرف بها.

- يحق للجهة المهدية الإشارة الى اسمها في غلاف الأوعية المهداة.

- إدراج اسم الجهة المهدية وعدد الأوعية المهداة على صفحة الإدارة الإلكترونية.

- تقديم خطاب شكر من الإدارة لصاحب الإهداء، والإعلان عن الإهداءات التي إذا تجاوز عدد العناوين المهداة المائة عنوان تقديراً لصاحب الإهداء. من خلال فعاليات الأنشطة التي تقيمها المكتبة. ومن خلال اللوحة الشرفية.

الحصول على العضوية في المكتبة
يتم تعبئة نموذج العضوية و ترفق به المستندات الاتية :

- على الطلاب احضار صورة من الجدول الدراسي لهذا العام و اصل البطاقة الجامعية.

- على أعضاء هيئة التدريس احضار أصل البطاقة الجامعية.

عمداء المكتبة السابقون 
عدد الكتب المسموح بإعارتها ومدة الإعارة
الفئة    عدد الكتب    مدة الإعارة
أعضاء هيئة التدريس    15 كتاب    120 يوم
المحاضرون    15 كتاب    60 يوم
طلاب الدراسات العليا    10 كتب    30 يوم
الطلاب المنتظمون    6 كتب    15 يوم
منسوبي الجامعة    4 كتب    15 يوم
 
مصادر المعلومات الغير مسموح بإعارتها

- المراجع العربية والأجنبية(دوائرالمعارف،القواميس،الاطالس،الكتب السنوية،الكتب النادرة،الأدلة،الببليوجرافيات).

- الدوريات العربية والأجنبية.

- البحوث والرسائل العلمية (ماجستير-دكتوراه).

- المخطوطات والمطبوعات الرسمية.

- أوعية المعلومات الغير التقليدية (CD-ROM ) المصاحبة للأوعية.

- الكتب ذات النسخة الواحدة.

- الكتب التي تحتاج إلى أعمال ترميم.

 
إرجاع الكتب

- على المستفيد إعادة الكتب التي تم استعارتها عند انتهاء مدة الإعارة وتسليمها للموظف المختص أو ذاتياً من خلال جهاز الإعارة الذاتي.

- تُقبل الكتب المستعارة غير المتأخرة من أي شخص يحضرها إلى قسم الإعارة.

- إمكانية تسليم الكتب المعارة لأي فرع من فروع المكتبة.

- يرسل قسم الإعارة إشعاراً وتنبيهاً عن طريق مكالمة هاتفية أو عبر البريد الالكتروني في حالة التأخر في إعادة الكتب.

- يجب على المستعير إعادة الكتب عند انتهاء مدة الإعارة لتجنب الغرامات والعقوبات المترتبة على التأخير.

 
غرامات التأخير و المفقودات

- الكتب المتأخرة عن الموعد المحدد لا يُقبل إرجاعها إلا من قبل الشخص الذي استعارها.

- يحرم المستفيد من الاستعارة في حالة تأخير إعادة الكتاب عن المدة المقررة له, مدة تساوي ضعف مدة التأخير.

- في حالة فقدان الكتب أو إتلافها بصورة غير متعمدة من قبل المستفيد يعطى مهلة لإحضار أو شراء نسخة مماثلة بديله عنه أو تدفع غرامة مالية تقدرها إدارة المكتبة.

- يدفع المستفيد قيمة الكتاب المفقود أو التالف الذي يكون ضمن مجموعة أو سلسلة بدفع ثمن المجموعة كاملة أو شراء الجزء المفقود أو التالف بالمواصفات ذاتها.

 
تجديد الإعارة

- بإمكان المستفيدين تجديد الكتب قبل انتهاء مدة الإعارة بيومين بالحضور مباشرة إلى قسم الإعارة أو بالاتصال على قسم الإعارة.

 
إخلاء الطرف

- يتم توقيع إخلاء الطرف الخاص بالمستفيد من المكتبة بعد التأكد من عدم وجود كتب أو مطالبات مالية متأخر في سدادها.

- يعد موظف الإعارة مسؤول مسؤولية كاملة عن إجراءات إخلاء الطرف ويتحمل الموظف أي خطأ في الإجراء بعد ذلك.

- يرسل إخلاء الطرف الالكتروني لأعضاء هيئة التدريس ومنسوبين الجامعة عن طريق النظام الآلي إلى الجهة المستفيدة.

 
الإعارة التعاونية

- في إطار تعاون المكتبات ومختلف الجامعات والهيئات العلمية داخل المملكة وخارجها فإن المكتبة تعمل على توفير الكتب والمراجع لأعضاء هيئة التدريس والطلاب عن طريق الإعارة التعاونية أو تصوير المواد المختلفة من أوعية مصادر المعلومات من كتب ومقالات ورسائل وخلافه.

شروط الإعارة التعاونية:

- أن يكون منتسبا لإحدى الجامعتين.

- أن يكون حاصلاً على بطاقة العضوية في مكتبة جامعته .

- أن تتم المخاطبات النظامية بين الإدارتين كل حالة على حده ويمكن اعتماد النماذج الجاهزة .

- أن يقوم المستفيد بتعبئة إقرار خطي برغبته في الاستعارة لدى الجهة الأخرى والتعهد بالمحافظة على المقتنيات والالتزام باللوائح والتنظيمات (يكون هناك نموذج متفق على صياغته معد مسبقا لهذا الامر) .

- وجود منسق دائم ويفضل أن يكون رئيس قسم الاعارة في كل جهة.

- ان يراجع المستفيد حضوريا لاستلام وإرجاع الكتب واستلام إخلاء الطرف .

- يمكن التنسيق بالهاتف في الحالات المستعجلة لمعرفة وجود كتب على مستعير ما لدى الجهتين .

- تعلق الاعارة عن المستفيد في حالة وصول الغرامة حد اعلاه 50 ريال .

ضوابط الإعارة التعاونية:

- إن امكن حل مشكلة التكشيف على الجهتين في ملفات الاعارة الالية يكتفى بالإعارة على النظام وأن لم تحل فيفتح نظام الاعارة في النظام لدى كل جامعة مع استخدام النظام البطاقي القديم بحيث يكون مع المستعير بطاقة في يده تختم في كل مرة إعارة اوتسديد ومن مسؤوليته الحفاظ عليها وإبرازها عند الطلب ويتحمل ما يترتب عند فقدها.

- عند إخلاء الطرف لابد من احضار ما يثبت من إخلاء طرفه لدى الجامعة الاخرى.

- في حالة وجود افراد متعاقدين من خارج المملكة يعمل لهم وضع خاص يتناسب مع ظروف سفرهم في كل عام.

ضوابط الإعارة التعاونية لأعضاء هيئة التدريس:

- فترة الاعارة شهر واحد فقط.

- عدد الكتب التي يمكن اعارتها لأعضاء هيئة التدريس (10) كتب.

- تمدد الإعارة لمرة واحدة ولنصف المدة السابقة.

- لا تجدد الإعارة في حالة حجز الكتاب من قبل مستفيد أخر.

ضوابط الإعارة التعاونية للطلبة وبقية منسوبي الجامعة:
الفترة الزمنية لإعارة كل كتاب (15) يوم .
يتم اعارة (4) كتب كحد اقصى .
يتم تمديد اعارة الكتاب لمرة واحدة ولنفس المدة .
لا تجدد الإعارة في حالة حجز الكتاب من قبل مستفيد أخر.
 
الإعارة الذاتية
نظام الإعارة الذاتية يُمكن مستفيدين المكتبة من استعارة الأوعية المسموح باستعارتها بشكل ذاتي ومباشر، بالتالي يقوم هذا النظام بإدارة عمليات الإعارة آلياً من جهة ومن جهة أخرى يقوم المستعير بنفسه بإتمام عملية الإعارة (استعارة الأوعية التي يريد) بدلاً من موظف الإعارة ومن دون الحاجة إلى تدخل أي من موظفي قسم الإعارة.