المقدمة
انطلاقًا من توجه جامعة الملك عبدالعزيز نحو تعزيز التحول الرقمي وتطوير الخدمات الرقمية المتمركزة حول المستفيد، تؤمن الجامعة بأهمية المشاركة الإلكترونية كأحد الممكنات الرئيسية لتعزيز التواصل والتفاعل مع المستفيدين، ودعم التحسين المستمر للخدمات والقنوات الرقمية.
وتهدف هذه السياسة إلى تنظيم وتفعيل المشاركة الإلكترونية عبر مختلف القنوات والمنصات الرقمية، بما يسهم في تمكين المستفيدين من المشاركة الفاعلة وإبداء آرائهم ومقترحاتهم وملاحظاتهم، وتعزيز الشفافية والتفاعل الرقمي وتحسين تجربة المستفيد.
كما تدعم هذه السياسة التوجهات الوطنية ومتطلبات هيئة الحكومة الرقمية المتعلقة بالمشاركة الإلكترونية وتجربة المستفيد والخدمات الرقمية.
الهدف من السياسة
تهدف هذه السياسة إلى:
- تنظيم وتفعيل المشاركة الإلكترونية عبر القنوات والمنصات الرقمية.
- تعزيز مشاركة المستفيدين في تحسين الخدمات والقنوات الرقمية.
- رفع مستوى التفاعل والتواصل الرقمي مع المستفيدين.
- دعم الشفافية والتفاعل المؤسسي الرقمي.
- تعزيز ثقافة المشاركة والتفاعل الإلكتروني.
- دعم التحسين المستمر للخدمات وتجربة المستفيد.
نطاق السياسة
تطبق هذه السياسة على:
- جميع القنوات والمنصات والخدمات الرقمية التابعة للجامعة.
- جميع فئات المستفيدين الداخليين والخارجيين.
- قنوات التفاعل والتواصل والمشاركة الإلكترونية.
- المشاركات والملاحظات والمقترحات والاستفسارات الرقمية ذات العلاقة بخدمات الجامعة وقنواتها الرقمية.
مبادئ المشاركة الإلكترونية
ترتكز الجامعة في المشاركة الإلكترونية على المبادئ التالية:
- المستفيد شريك في التحسين: تعمل الجامعة على تمكين المستفيدين من المشاركة الفاعلة في تطوير وتحسين الخدمات والقنوات الرقمية.
- الشفافية والتواصل: تعزز الجامعة الشفافية والتواصل المستمر مع المستفيدين عبر القنوات الرقمية المختلفة.
- سهولة الوصول والمشاركة: تلتزم الجامعة بتوفير قنوات وأدوات مشاركة إلكترونية سهلة الوصول والاستخدام.
- التفاعل المستمر: تعتمد الجامعة على التفاعل الرقمي المستمر والاستفادة من الملاحظات والتغذية الراجعة في دعم التحسين المستمر.
- التحسين المستمر: تعمل الجامعة على تطوير وتحسين الخدمات والقنوات الرقمية بشكل مستمر استنادًا إلى نتائج المشاركة والتفاعل الرقمي.
قنوات المشاركة الإلكترونية
تعتمد الجامعة على مجموعة من القنوات الرقمية لدعم المشاركة الإلكترونية، وتشمل:
- الموقع الإلكتروني
- تطبيق الجامعة الرسمي للهواتف الذكية MyKAU.
- الاستبيانات الرقمية.
- قنوات التواصل والتفاعل الرقمية.
- منصات التواصل الاجتماعي الرسمية.
- مراكز الدعم والتواصل الرقمي.
- قنوات الشكاوى والملاحظات والمقترحات.
مجالات المشاركة الإلكترونية
تشمل المشاركة الإلكترونية المجالات التالية:
- إبداء الملاحظات والمقترحات.
- تقييم الخدمات والقنوات الرقمية.
- المشاركة في الاستبيانات والدراسات الرقمية.
- التفاعل مع المبادرات والخدمات الرقمية.
- تقديم الشكاوى والاستفسارات.
- قياس رضا المستفيد وتجربة الاستخدام.
- المشاركة في تحسين الخدمات والرحلات الرقمية.
مراحل المشاركة الإلكترونية
تمر المشاركة الإلكترونية بعدد من المراحل التي تهدف إلى تعزيز التفاعل والتحسين المستمر للخدمات والقنوات الرقمية، وتشمل:
- المشاركة والتفاعل: إتاحة الفرصة للمستفيدين لتقديم الملاحظات والمقترحات والاستفسارات والمشاركة في الاستبيانات والتفاعل عبر القنوات الرقمية المختلفة.
- المراجعة والتحليل: مراجعة وتحليل المشاركات والتغذية الراجعة والاستفادة منها في قياس وتحسين الخدمات والقنوات الرقمية.
- التحسين والتطوير: الاستفادة من نتائج المشاركة الإلكترونية في تطوير وتحسين الخدمات والرحلات والقنوات الرقمية بشكل مستمر.
ضوابط المشاركة الإلكترونية
تلتزم جامعة الملك عبدالعزيز بما يلي:
- توفير قنوات رقمية واضحة ومعتمدة للمشاركة الإلكترونية.
- ضمان سهولة الوصول لقنوات المشاركة والاستخدام.
- متابعة الملاحظات والمقترحات والتفاعل معها بشكل دوري.
- معالجة الشكاوى والملاحظات وفق الأطر الزمنية المعتمدة.
- الاستفادة من نتائج المشاركة الإلكترونية في تطوير الخدمات.
- حماية بيانات وخصوصية المستفيدين أثناء المشاركة الإلكترونية.
- توثيق وتحليل نتائج المشاركة والتغذية الراجعة.
- تعزيز الشمولية وإتاحة المشاركة لجميع فئات المستفيدين.
الخصوصية وسرية المعلومات
تلتزم الجامعة بحماية خصوصية بيانات المستفيدين والمشاركين في قنوات المشاركة الإلكترونية، والتعامل مع البيانات والمعلومات وفق الأنظمة والسياسات والضوابط المعتمدة ذات العلاقة بحماية البيانات والخصوصية.
شروط وضوابط المشاركة الإلكترونية
- أن تكون المشاركات مرتبطة بالخدمات أو الموضوعات أو القنوات المطروحة للمشاركة.
- الالتزام بالأنظمة والتعليمات والسياسات المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
- الالتزام بأسلوب الحوار والتواصل المهني والاحترام المتبادل.
- عدم استخدام قنوات المشاركة الإلكترونية للإساءة أو التشهير أو نشر المحتوى غير اللائق.
- عدم تضمين المشاركات أي معلومات أو بيانات شخصية أو سرية تخص أفرادًا أو جهات أخرى دون تصريح.
- عدم نشر أي محتوى مخالف للأنظمة أو حقوق الملكية الفكرية أو حقوق الاستخدام.
- يحق للجامعة مراجعة أو حذف أو عدم نشر أي مشاركة مخالفة للضوابط والسياسات المعتمدة.
- تلتزم الجامعة بالتعامل مع المشاركات والملاحظات وفق الأنظمة والسياسات ذات العلاقة.
- لا تمثل الآراء أو المقترحات أو المشاركات المنشورة بالضرورة رأي الجامعة أو توجهاتها الرسمية.
- تحتفظ الجامعة بحق تطوير أو تحديث أو إيقاف قنوات المشاركة الإلكترونية عند الحاجة.
المراجعة والاعتماد
تتم مراجعة هذه السياسة بشكل دوري لضمان مواءمتها للتوجهات الاستراتيجية والمتطلبات التنظيمية ذات العلاقة، وبما يدعم تطوير المشاركة الإلكترونية وتحسين تجربة المستفيد والخدمات الرقمية.